Tipos de Documentos Mercantiles y su Importancia

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Qué son los documentos mercantiles

Son documentos que se utilizan para llevar a cabo un acuerdo o negocio mercantil y servirán como respaldo para sellar un compromiso entre ambas partes. Durante la elaboración e impresión de documentos mercantiles se toman en cuenta normas técnicas y aspectos legales, que servirán para otorgar mayor legitimidad a la operación que se realiza.

Los documentos mercantiles normalmente se guardan en el departamento de contabilidad y el contador es quien registra la operación en el libro contable. De esa manera, queda registrado en el asiento contable la operación económica o financiera realizada y el compromiso de pago.

Características de los documentos mercantiles

Se caracterizan por ser acuerdos bilaterales, porque ambas partes validan mediante sus firmas el compromiso mercantil. En estos documentos debe estar reflejado el importe de la deuda, datos de los involucrados, concepto de la operación, fecha de inicio y culminación del compromiso.

De esa manera, el documento mercantil se convierte en una constancia formal de cualquier actividad económica y una herramienta de seguimiento en el ámbito contable. Además, es muy utilizado por empresas y particulares para hacerle seguimiento a un pago o cobro pendiente.

Tipos de documentos mercantiles y ejemplos

Toda transacción comercial debe estar acompañada de una constancia y los documentos mercantiles son la mejor elección para hacerlo legalmente. Por eso, te vamos a presentar los tipos de documentos mercantiles más utilizados hasta el momento.

Negociables

Son documentos que sustituyen el dinero efectivo, son de carácter legal y se utilizan para llevar a cabo una negociación entre dos partes. Por lo general, la negociación se realiza por medio de un endoso y en ocasiones este documento viene acompañado de descuentos a favor del deudor que puede aprovechar antes de su fecha de vencimiento.

  • Letra de cambio: es una orden de pago que permite al deudor pagar una determinada cantidad de dinero en el plazo establecido y este beneficia a un acreedor. 
  • Pagaré: es un compromiso de pago que se realiza de manera privada, tiene fecha y lugar establecido.
  • Cheques: son órdenes de pago que un librador entrega a una empresa o particular y esta orden o autorización bancaria servirá para extraer el dinero del banco.

No negociables

Estos tipos de documentos mercantiles son muy útiles para sustentar los registros contables y son un instrumento de prueba en caso de inconvenientes. Por lo tanto, su utilidad es primordial en toda transacción comercial y son parte de la gestión documental que toda empresa o particular debe realizar.

  • Recibos: al momento de recibir una determinada cantidad de dinero, se utilizan como constancia de pago. Esta constancia es emitida por la persona o empresa que recibe el dinero y se convierte en prueba de la culminación o continuación de la operación comercial.
  • Facturas: son documentos comerciales que entrega un vendedor a un comprador para validar la compraventa de cualquier producto o servicio. 
  • Vales: son notas firmadas que una persona o empresa entrega a otra con el fin de canjear, bien sea un servicio, dinero o mercancía.
  • Notas de remisión: la utilizan las empresas o proveedores como soporte cuando hacen la entrega de una determinada mercancía. En las notas de remisión se especifica el inventario de la mercancía y las piezas que han sido entregadas.
  • Notas de abono: es muy común en una compraventa y en este documento mercantil el vendedor asienta la devolución o rebaja de cierta cantidad de dinero a un comprador.
  • Notas de crédito: son muy utilizadas en transacciones relacionadas con compraventa y en este documento legal se aplica un descuento o corrección de una anterior factura.
  • Albaranes: estos documentos mercantiles sirven para acreditar la entrega de una mercancía o pedido y a la vez se convierten en una constancia de entrega.

Importancia de los documentos mercantiles

Los documentos mercantiles forman parte del medio que se utiliza para asentar legalmente una relación jurídica que involucra a dos partes. Es esta relación quedan asentados los derechos y obligaciones que deben asumir los contrayentes al momento de la negociación.

Al mismo tiempo, son seguros y confiables, porque los documentos mercantiles se convierten en un medio de prueba ante una irregularidad. También, facilitan el control de las operaciones realizadas y esto se hace mediante la contabilización de la información que los documentos mercantiles aportan.

Ahora que ya conoces todo lo relacionado con documentos mercantiles y actualmente estás presentando un inconveniente con uno de ellos, puedes contar con nuestro servicio. Es importante conocer que un documento mercantil a efectos penales puede presentar muchos matices legales y existen ciertos requisitos que ayudan a determinar su falsedad.

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