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¿Necesitas hacer una factura proforma? Debes saber que existe una serie de condiciones que debe contener este documento. La factura proforma es muy utilizada por empresarios y autónomos que diariamente realizan operaciones comerciales.

En Fiscalis queremos prestarte toda la colaboración al momento de que necesites entregar una factura proforma, aunque no es un documento legal, debe estar bien llenado.

factura profoma

¿Qué es una factura proforma y cuál es su validez legal?

Es un documento de carácter provisional que utilizan autónomos, pymes y empresas para especificar la compraventa de bienes y servicios. La factura proforma aglomera una serie de datos que ayudarán a respaldar la oferta comercial, se trata de un documento que antecede a la factura ordinaria.

La factura proforma carece de validez legal, contable o fiscal, ya que su función es solo de informar al proveedor o cliente los detalles del servicio. Además, con esta información el cliente no está obligado a pagar por el servicio, en cambio, en la factura ordinaria si existe esa obligación.

¿Qué contiene una factura proforma?

Al realizar una factura proforma es necesario incluir una serie de datos de la compraventa realizada, así el cliente estará informado con detalle del bien o el servicio a recibir y los datos son los siguientes:

  • Encabezado, en esta sección se especifica que es una factura proforma.
  • Fecha de su emisión.
  • Información del cliente y el vendedor, allí puedes colocar: nombre, apellido, dirección de domicilio, teléfono, número de IVA e identificación fiscal.
  • Descripción detallada del servicio o producto a recibir, al igual que precio total y los gastos adicionales.
  • Tipo de impuesto a aplicar.

Esta información se asemeja a la que se incluye en una factura ordinaria, con la única diferencia que esta no tiene validez legal. Con estos datos el cliente podrá descubrir cuáles son los detalles de la operación que piensa realizar con el autónomo o empresa.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La utilizan pymes, autónomos y empresas para informar a un cliente los detalles de la compraventa de un bien o servicio, sin ningún tipo de compromiso. Se emplea en operaciones internacionales, ya que detalla las características de un producto o servicio, al solicitar una subvención estatal o para financiación.

Aunque carece de legalidad, la factura proforma sirve para demostrar ante un juez el inicio de una actividad comercial con un cliente. Esta acción legal la inicia el comerciante cuando entrega la factura ordinaria y el cliente se niega a pagar los montos correspondientes a la obligación.

Diferencia entre presupuesto y factura proforma

Aunque parezcan iguales, presentan ciertas diferencias que es necesario conocer para darle la utilidad adecuada. Ambos documentos informan al cliente sobre la negociación, pero el presupuesto es lo primero que se envía al cliente cuando este solicita información sobre el servicio o producto.

El presupuesto se elabora utilizando un software de facturación y al entregarlo al cliente se convierte en una propuesta de venta. Una vez que el cliente acepta el presupuesto se envía la factura proforma y en ella sé específica lo relacionado con la parte económica del servicio o producto.

Por otro lado, la factura proforma otorga la posibilidad de cerrar la operación al precio estipulado y la aceptación del cliente no es necesariamente obligatoria. Existe un orden para entregar esta documentación al cliente y es la siguiente: primero se emite el presupuesto, segundo la factura proforma, luego se ejecuta el servicio o la venta del producto y por último se entrega la factura comercial.

Diferencia entre albarán y factura proforma

 El albarán es un documento que se utiliza al momento de entregar un producto o prestarle un servicio al cliente, es definitivo, tiene valor comercial y se incluye en la contabilidad de la empresa. En cambio, una factura proforma carece de valor comercial, es un documento provisional y no forma parte de la contabilidad de la empresa.

El cliente que firme un albarán se compromete a pagar el valor de la mercancía recibida y el vendedor está en la obligación de cobrársela. También, el albarán se convierte en una prueba de la transacción comercial y tiene validez legal ante cualquier reclamo. 

En cambio, en una factura proforma ocurre todo lo contrario, el cliente no recibe una mercancía, ni servicio, solo una información. Tampoco está obligado a aceptar sus condiciones, pero si puede servir de prueba al vendedor, en caso de que contrate el servicio y este se niegue a pagar lo acordado, ya que será una manera de probar que se inició un intercambio comercial.

¿Cuándo realizar una factura proforma?

Nuestros asesores mercantiles recomiendan realizar una factura proforma, al momento de acordar un servicio con un cliente. También, cuando el cliente realice un pedido, aunque aún no lo haya pagado, o cuando se ejecute una operación en el exterior.

Si necesitas realizar una operación en el exterior, la factura proforma se convierte en la mejor alternativa, porque evita las demoras durante el proceso de negociación. A su vez, acredita el valor de la operación y sirve para anticipar los diferentes requisitos que se ejecuten en la aduana.

Otra manera de utilizarla con eficacia es al momento de requerir un financiamiento o subvención estatal, porque se convierte en un justificante. Si deseas realizar una factura proforma, puedes contactarnos y te ayudaremos a realizarla para que logres la mejor negociación.