El teletrabajo se ha consolidado como una modalidad habitual en muchas empresas, pero su implantación no es tan simple como permitir que el empleado trabaje desde casa. La normativa laboral española establece una serie de obligaciones específicas para las empresas que optan por esta forma de organización. No cumplirlas puede suponer sanciones importantes, especialmente en materia de prevención de riesgos laborales, protección de datos o compensación de gastos.
A continuación, te explicamos de forma clara cuáles son las principales obligaciones legales que debe cumplir cualquier empresa que tenga trabajadores en modalidad de teletrabajo.
¿Cuándo se considera teletrabajo según la ley?
La Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia establece que solo se considera teletrabajo cuando el empleado realiza al menos un 30% de su jornada a distancia durante un periodo de referencia de tres meses.
Esto significa que no todas las situaciones de trabajo desde casa entran en la normativa. Por ejemplo, un trabajador que teletrabaja solo algún día puntual no se considera formalmente “teletrabajador” y no es obligatorio aplicar todas las exigencias legales del trabajo a distancia.
En cambio, si el empleado trabaja varios días a la semana desde su domicilio, la empresa debe cumplir toda la regulación específica.
El acuerdo de teletrabajo: obligatorio y por escrito
La empresa está obligada a formalizar un acuerdo de trabajo a distancia por escrito antes de que el empleado comience a teletrabajar.
Este documento debe incluir, entre otros aspectos:
Horario de trabajo y reglas de disponibilidad.
Medios y equipos que aporta la empresa.
Gastos que se compensan y método de cálculo.
Lugar donde se realizará el teletrabajo.
Duración del acuerdo y procedimiento de reversibilidad.
Medidas de protección de datos y seguridad de la información.
El acuerdo debe entregarse al trabajador, enviarse a la representación legal de los empleados y registrarse ante la oficina de empleo. No hacerlo puede acarrear sanciones.
Registro horario también en teletrabajo
El hecho de que el trabajador esté en su domicilio no exime a la empresa de controlar y registrar la jornada diaria.
El registro horario sigue siendo obligatorio y debe reflejar:
Hora de inicio
Hora de fin
Pausas establecidas
Existen diversas herramientas para facilitarlo, como aplicaciones online, softwares de fichaje o sistemas internos. Lo importante es que el registro sea fiable, accesible y verificable, tal como exige la normativa.
Evaluación de riesgos laborales en el domicilio
Aunque el empleado trabaje desde casa, la empresa sigue siendo responsable de garantizar su seguridad y salud laboral.
La normativa exige realizar una evaluación de riesgos del puesto de trabajo a distancia, que debe centrarse especialmente en:
Condiciones ergonómicas (silla, mesa, iluminación).
Riesgos eléctricos.
Espacio de trabajo seguro y adecuado.
Organización del tiempo y pausas.
Esta evaluación no implica entrar físicamente en la vivienda, salvo que el trabajador lo permita voluntariamente.
En caso contrario, la evaluación puede realizarse mediante cuestionarios, fotografías, videollamadas u otros métodos no invasivos.
Equipos, herramientas y mantenimiento a cargo de la empresa
La empresa está obligada a proporcionar los medios, equipos y herramientas necesarios para que el empleado pueda desempeñar su trabajo en condiciones adecuadas.
Esto puede incluir:
Ordenador portátil o de sobremesa.
Pantalla adicional.
Teléfono profesional o acceso a telefonía.
Programas, licencias y herramientas digitales.
Sistemas de acceso remoto seguro.
Además, la empresa debe hacerse cargo del mantenimiento, reparación y actualización de estos equipos.
El trabajador no debe asumir ningún coste por los medios necesarios para ejercer sus funciones.
Protección de datos y seguridad de la información
El teletrabajo implica riesgos adicionales en materia de protección de datos y ciberseguridad, por lo que la empresa debe establecer medidas específicas para garantizar el cumplimiento de la normativa.
Entre las obligaciones más importantes se encuentran:
Uso de equipos seguros proporcionados por la empresa.
Prohibición de compartir dispositivos con terceros.
Conexiones protegidas (VPN, contraseñas seguras, doble factor).
Política clara de acceso, almacenamiento y tratamiento de datos.
Formación específica al trabajador sobre seguridad de la información.
La empresa es responsable de garantizar que el teletrabajo no compromete datos personales, información confidencial ni secretos empresariales.
Sanciones por incumplimiento de la normativa
El incumplimiento de las obligaciones en materia de teletrabajo puede suponer sanciones económicas importantes para la empresa, según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Las multas pueden variar en función de la gravedad:
Leves: entre 70 y 750 euros.
Graves: entre 751 y 7.500 euros.
Muy graves: hasta 225.018 euros.
Entre las infracciones más habituales se encuentran:
No formalizar por escrito el acuerdo de trabajo a distancia.
No compensar los gastos derivados del teletrabajo.
No realizar la evaluación de riesgos.
No garantizar la protección de datos.
No disponer de un sistema de registro horario adecuado.
Además, en caso de accidente laboral en el domicilio que derive de un incumplimiento empresarial, la empresa podría enfrentarse a recargos de prestaciones o responsabilidades adicionales.
Conclusión
El teletrabajo ofrece grandes ventajas tanto para empresas como para trabajadores, pero su implantación requiere cumplir una normativa específica que va más allá de permitir trabajar desde casa.
Formalizar un acuerdo escrito, garantizar la seguridad laboral, proporcionar los medios adecuados, respetar la privacidad, compensar gastos y mantener la protección de datos son obligaciones imprescindibles para evitar sanciones y asegurar un entorno de trabajo eficiente y seguro.
Contar con una asesoría especializada como Fiscalis permite a las empresas implementar el teletrabajo de forma correcta, evitando riesgos legales y garantizando una gestión laboral adecuada. Si tu empresa está estudiando implantar o regularizar el teletrabajo, un asesoramiento profesional puede marcar la diferencia entre hacerlo bien o exponerse a incumplimientos sin ser consciente.
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